📋 Manual de Usuario — ClockWise

1. ¿Qué es ClockWise?

ClockWise es una plataforma SaaS multi-empresa de control de asistencia y gestión de horarios. Permite a los empleados registrar su entrada y salida, a los supervisores y gerentes monitorear la asistencia en tiempo real, programar turnos, generar reportes y administrar su equipo — todo desde el navegador o dispositivo móvil.

Características principales

• Reloj de fichaje con 8 tipos de acción (entrada, salida, descanso, almuerzo, reunión…)
• Panel de administración con resumen del día en tiempo real
• Calendario mensual/semanal/lista con turnos y eventos
• Programación de jornadas con bloques de actividad
• Creación masiva de turnos semanales
• Reportes exportables a CSV y PDF
• Sistema de invitaciones por enlace con expiración de 72 horas
• Arquitectura multi-empresa con aislamiento total de datos
• Notificaciones por correo electrónico al fichar

2. Cuentas de muestra

La plataforma incluye cuatro cuentas de demostración listas para usar. Estas cuentas cubren todos los niveles de la jerarquía y permiten explorar cada función sin necesidad de configuración adicional.

3. Roles y permisos

ClockWise tiene cuatro roles organizados en jerarquía. Cada rol hereda las capacidades del nivel inferior.

4. Iniciar sesión

Accede a la plataforma en control-horarios.com o en la URL de tu empresa.

1. Abre el navegador y ve a la URL de la plataforma.
2. Ingresa tu correo electrónico y contraseña.
3. Haz clic en Iniciar sesión.
4. El sistema te redirige automáticamente según tu rol:
   • Superusuario → /superuser
   • Gerente / Supervisor → /admin
   • Empleado → /fichar

Ejemplo de inicio de sesión con la cuenta de gerente

Email:      [email protected]
Contraseña: Manager2026!
→ Redirige a: /admin

5. Fichar — reloj de asistencia

La página /fichar es la pantalla principal del empleado. Muestra el reloj en tiempo real, los botones de acción y el historial de registros del día.

Botones de acción disponibles

Cómo fichar paso a paso

1. Inicia sesión con tu cuenta de empleado.
2. Serás redirigido automáticamente a /fichar.
3. Haz clic en Entrada al comenzar tu jornada. Aparecerá una confirmación en pantalla.
4. Durante el día usa los botones de descanso, almuerzo o reunión según corresponda.
5. Al terminar tu jornada, haz clic en Salida.
6. El historial del día se actualiza en tiempo real en la parte inferior de la pantalla.

Estados del reloj

Ejemplo de jornada típica

08:00  → Entrada
10:30  → Inicio descanso
10:45  → Fin descanso
13:00  → Inicio almuerzo
14:00  → Fin almuerzo
17:00  → Salida

Horas trabajadas: 8h 15m (descontando pausas)

6. Mi panel personal (/dashboard)

El panel personal muestra las estadísticas de tiempo del empleado: horas trabajadas hoy, resumen semanal, resumen mensual y el historial de registros recientes.

Secciones del panel

7. Panel de administración (/admin)

Accesible para Gerente y Supervisor. Muestra el resumen del día y las pestañas de gestión.

Resumen del día (cabecera)

En la parte superior del panel aparecen cuatro tarjetas con el estado en tiempo real de tu equipo:

Pestañas del panel

8. Gestión de empleados

Desde la pestaña Empleados en /admin puedes ver y gestionar tu equipo.

Ver detalle de un empleado

1. Ve a /admin → pestaña Empleados.
2. Haz clic en el nombre o en el botón Ver detalle de cualquier empleado.
3. Se abre un panel lateral con: estado actual, horas hoy, gráfico de los últimos 7 días, totales semanales/mensuales, ajustes recientes y próximos turnos.

Cambiar estado de un empleado

1. Abre el detalle del empleado.
2. Haz clic en el selector de estado (Activo / Vacaciones / Baja médica / Retirado).
3. Confirma el cambio. El estado se actualiza inmediatamente.

Registrar un ajuste manual

Los ajustes permiten corregir horas, registrar horas extra o tardanzas:

1. Abre el detalle del empleado → sección Ajustes.
2. Haz clic en + Nuevo ajuste.
3. Selecciona el tipo: Horas extra / Tardanza / Salida anticipada / Corrección manual.
4. Ingresa la fecha, los minutos y una razón opcional.
5. Guarda. El ajuste aparece en los reportes del empleado.

9. Invitar nuevos usuarios

ClockWise usa un sistema de invitaciones por enlace. No es posible crear cuentas directamente; el usuario debe registrarse a través del enlace para garantizar que quede vinculado a la empresa correcta.

Generar un enlace de invitación

1. Ve a /admin → pestaña Invitar.
2. Selecciona el rol: Empleado (supervisores también pueden invitar empleados; gerentes pueden invitar supervisores y empleados).
3. Haz clic en Generar enlace.
4. Copia el enlace con el botón 📋 Copiar y envíalo al nuevo usuario por correo o mensaje.

Proceso de registro del nuevo usuario

1. El usuario recibe el enlace (ej: https://control-horarios.com/registro?token=abc123).
2. Al abrirlo, ve el nombre de la empresa y el rol al que fue invitado.
3. Completa el formulario: nombre completo, contraseña.
4. Al confirmar, su cuenta queda activa y es redirigido a su página inicial según el rol.

Ver invitaciones pendientes

En la pestaña Invitar aparece la lista de invitaciones activas con: rol, fecha de expiración y botón para copiar el enlace nuevamente.

10. Calendario y turnos (/calendario)

El calendario permite visualizar y programar turnos de trabajo y eventos de empresa. Disponible para Gerente y Supervisor.

Vistas disponibles

Crear un turno individual

1. Haz clic en el botón + Turno en la barra de herramientas.
2. Paso 1: Selecciona el empleado, escribe el título, elige la fecha/hora de inicio y fin, y un color identificador.
3. Paso 2 (opcional): Haz clic en "Programar jornada" para añadir bloques de actividad al turno.
4. Guarda. El turno aparece en el calendario con el color elegido.

Programar bloques de actividad en un turno

Los bloques permiten detallar qué hará el empleado durante el turno:

1. En el Paso 2 del formulario de turno, haz clic en + Añadir bloque.
2. Selecciona el tipo de bloque (Entrada, Descanso, Almuerzo, Reunión, Formación, Tarea admin…).
3. Escribe una etiqueta personalizada (opcional) y ajusta la hora de inicio/fin.
4. Añade tantos bloques como necesites. Los tiempos se encadenan automáticamente.
5. Guarda el turno. Al hacer clic en el turno en el calendario, verás la línea de tiempo de bloques.

Crear turnos semanales en masa

1. Haz clic en el botón Semana en la barra de herramientas.
2. Paso 1: Selecciona empleado, título, color y ventana horaria diaria (ej: 08:00–17:00).
3. Paso 2: Define la plantilla de bloques que se repetirá cada día.
4. Paso 3: Elige los días de la semana (L–V, L–S, etc.), el rango de fechas y revisa la vista previa. Haz clic en "Crear N turnos".
5. El sistema crea todos los turnos en una sola operación (máximo 200 turnos por lote).

Eliminar turnos en la vista Lista

1. Cambia a la vista Lista.
2. Haz clic en Seleccionar para activar el modo de selección múltiple.
3. Marca los turnos que deseas eliminar (o usa Seleccionar todos).
4. Haz clic en Eliminar N y confirma.
5. Haz clic en Cancelar para salir del modo de selección.

Crear un evento de empresa

1. Haz clic en el botón + Evento.
2. Completa: título, descripción, fecha/hora, tipo (Festivo / Reunión / Formación / Anuncio / Otro) y departamento (opcional).
3. Guarda. El evento aparece en el calendario con un estilo diferente al de los turnos.

11. Reportes (/reportes)

La sección de reportes permite analizar la asistencia del equipo en un rango de fechas. Disponible para Gerente y Supervisor.

Tipos de reporte

Generar un reporte

1. Ve a /reportes.
2. Selecciona el tipo de reporte en el selector superior.
3. Elige el rango de fechas (Desde / Hasta).
4. Para el reporte individual, selecciona también el empleado.
5. Haz clic en Generar reporte. Los resultados aparecen en la tabla inferior.

Exportar el reporte

• CSV: Haz clic en ⬇ Exportar CSV. Se descarga un archivo compatible con Excel y Google Sheets.
• PDF / Imprimir: Haz clic en 🖨 Imprimir. Se abre el diálogo de impresión del navegador; selecciona "Guardar como PDF" para obtener un archivo.

12. Alertas de asistencia

ClockWise monitorea automáticamente los turnos programados y genera alertas cuando un empleado no ficha a tiempo. Las alertas llegan por correo a todos los gerentes y supervisores activos del tenant y también aparecen en la pestaña Alertas del panel de administración.

Tipos de alerta

Estados de una alerta

Gestionar alertas desde el panel

1. Ve a /admin → pestaña Alertas. Si hay alertas abiertas, verás un contador rojo en la pestaña.
2. Usa los botones Abiertas / Todas para filtrar.
3. Para alertas de salida tardía abiertas, elige una acción:
   • Forzar salida — registra automáticamente la salida del empleado a la hora de fin del turno. Útil cuando el empleado olvidó fichar y ya se fue.
   • Aprobar horas extra — confirma que el empleado está trabajando más allá de su turno. La alerta queda marcada como aprobada y el empleado ficha salida cuando termine.
4. Las alertas de entrada tardía no tienen botones de acción — se cierran solas cuando el empleado ficha.

Notificaciones por correo de alertas

Cada alerta envía un correo a todos los gerentes y supervisores activos del tenant. Los correos incluyen el nombre del empleado, el turno afectado, la hora programada y un enlace directo a /admin?tab=alerts.

Puedes desactivar estos correos individualmente desde /admin → Notificaciones con los interruptores "Alerta de entrada tardía" y "Alerta de salida tardía".

13. Notificaciones por correo

ClockWise puede enviar correos automáticos cuando un empleado ficha entrada o salida. La configuración está en /admin → pestaña Notificaciones.

Configurar notificaciones

1. Ve a /admin → Notificaciones.
2. Activa o desactiva los interruptores según tus preferencias:

1. Verifica que el correo de destino sea correcto.
2. Usa el botón Enviar correo de prueba para confirmar que el envío funciona.
3. Guarda los cambios.

14. Panel de superusuario (/superuser)

Exclusivo para la cuenta Superusuario. Permite gestionar todas las empresas (tenants) y sus usuarios desde un único lugar.

Pestañas del panel

15. Gestión de clientes (tenants)

Crear una nueva empresa

1. Ve a /superuser → pestaña Clientes.
2. Haz clic en + Nueva empresa.
3. Completa el formulario en tres secciones:
   • Identidad: nombre de la empresa, slug (URL amigable), industria.
   • Contacto y web: correo de contacto, nombre del remitente de emails, sitio web.
   • Ubicación: dirección, ciudad, país.
4. En la sección Cuenta de gerente, ingresa nombre, correo y contraseña del primer gerente.
5. Guarda. La empresa y el gerente quedan activos inmediatamente.

Editar una empresa existente

1. En la lista de clientes, haz clic en el botón ✏️ Editar.
2. Modifica los campos necesarios. Puedes activar o desactivar la empresa con el interruptor Activo.
3. Guarda los cambios.

Generar invitaciones desde el panel de superusuario

1. En la lista de clientes, haz clic en el nombre de la empresa para ver sus usuarios.
2. Selecciona el rol (Gerente / Supervisor / Empleado) y haz clic en Generar enlace.
3. Copia el enlace y envíalo al nuevo usuario.

16. Glosario

17. Preguntas frecuentes

¿Qué pasa si olvido fichar la salida?

Si tienes un turno programado, el sistema generará una alerta de salida tardía 10 minutos después de la hora de fin del turno. El gerente o supervisor puede usar Forzar salida para registrar la salida automáticamente a la hora programada, o Aprobar horas extra si el empleado sigue trabajando. Si no hay turno programado, el supervisor puede registrar un ajuste manual.

¿Recibiré un correo si llego tarde?

No directamente — el correo de alerta va a los gerentes y supervisores, no al empleado. El empleado verá en su historial que no ha fichado entrada. Si la alerta de tardanza está activa en la configuración de notificaciones, los responsables recibirán el aviso 10 minutos después de la hora de inicio del turno.

¿Puedo desactivar las alertas de tardanza?

Sí. Ve a /admin → Notificaciones y desactiva los interruptores "Alerta de entrada tardía" y/o "Alerta de salida tardía". Esto desactiva solo los correos; las alertas siguen registrándose en la pestaña Alertas del panel.

¿Puedo fichar desde el móvil?

Sí. La página /fichar es compatible con dispositivos móviles y puede añadirse a la pantalla de inicio como una aplicación web progresiva (PWA) para acceso rápido.

¿Cómo sé si mi correo de notificaciones está funcionando?

Ve a /admin → Notificaciones → Enviar correo de prueba. Si no llega en 5 minutos, revisa la carpeta de spam o contacta al administrador de la plataforma.

¿Puedo ver los turnos de otro empleado?

Los supervisores y gerentes ven los turnos de todos los empleados bajo su cargo en el calendario. Los empleados solo ven sus propios turnos.

¿Qué diferencia hay entre un turno y un evento?

Un turno está asignado a un empleado específico y representa su jornada de trabajo. Un evento es de empresa (festivo, reunión general, formación) y puede aplicar a un departamento o a toda la organización.

¿Cómo exporto el reporte a Excel?

Genera el reporte y haz clic en ⬇ Exportar CSV. Abre el archivo descargado con Excel o Google Sheets. El separador es coma (,).

¿Qué pasa si el enlace de invitación expira?

El usuario verá un mensaje de error al intentar registrarse. El supervisor o gerente debe generar un nuevo enlace desde /admin → Invitar.

¿Puedo tener más de una empresa en la plataforma?

Sí. La arquitectura multi-tenant permite registrar múltiples empresas. Cada empresa tiene sus propios usuarios, turnos y datos completamente aislados. Solo el superusuario puede crear y gestionar empresas.

¿Cómo cambio mi contraseña?

Actualmente el cambio de contraseña debe realizarse a través del administrador de la plataforma. Esta función estará disponible en una próxima actualización.